Participer à un salon est l’occasion pour toute entreprise de démontrer son savoir-faire et de présenter ses produits et services, mais c’est aussi un excellent moyen d’obtenir de la visibilité via les relations presse. Pour les journalistes, c’est l’occasion de faire le plein d’actualités et d’informations en une ou plusieurs journées. Mais pour que la rencontre entre ces journalistes très sollicités qui pratiquent le marathon des salons à haute vitesse, il faut de la préparation et la maîtrise de quelques principes de base. C’est justement parce que nous revenons du salon tech&fest, dont nous sommes partenaires RP aux côté d’autres agences, et que nous y avons tenu la newsroom, que nous avons jugé utile de partager quelques conseils qui vous permettront de capter l’attention et d’engager la relation avec les journalistes. 

La règle d’or : l’anticipation

On le répète souvent dans nos billets et sur nos réseaux sociaux, mais lorsqu’on travaille avec des journalistes, la première chose à avoir en tête c’est qu’ils sont tous sur-sollicités et doivent travailler à cadence élevée. La première chose à faire, c’est de leur faciliter la vie et de simplifier pour eux la découverte de votre entreprise et des actualités que vous souhaitez partager. 

3 mois auparavant, bâtissez une liste des médias que vous souhaitez adresser pour l’occasion. Regardez du côté des médias partenaires du salon auquel vous participez, et identifiez  qui sont les journalistes en charge des sujets qui vous concernent ou qui couvrent habituellement ce salon. Vous pouvez entrer en contact avec eux via les réseaux sociaux ou en contactant la rédaction pour obtenir une adresse mail de contact.  Construisez une liste presse et intégrez-y l’ensemble de vos contacts presse. Idéalement, un tableau excel pourra vous aider à suivre les différentes étapes de prise de contact (dates, type de contact effectué, contenus ou informations transmises).

Utiliser le bon contenu RP avant, pendant, et après

En amont du salon, informer les journalistes via un communiqué de presse court, qui précisera les nouveautés que vous allez présenter ou l’annonce que vous ferez sur le salon. Lancement d’une innovation majeure, mise au point d’une technologie de rupture, nouveau produit ? Autant d’annonces qui peuvent décider un journaliste à aller sur votre stand ou à vous demander d’en savoir plus. 

En complément de cette diffusion, prenez contact avec l’organisateur et transmettez votre communiqué à la personne ou à l’agence en charge de l’espace presse en amont de l’évènement, afin de lui signaler l’actualité que vous avez à proposer. 

L’espace Presse (ou newsroom) est LE point d’intérêt pour les journalistes sur un salon. Que ce soit pendant la préparation de leur visite ou sur place, ils utilisent les RP du salon pour connaître les nouveautés incontournables, les actualités des exposants qui valent le détour ou les conférences auxquelles ils doivent assister. Pendant l’événement, c’est le lieu où ils viennent faire leurs interviews, se mettre au calme pour rédiger leurs articles, et discuter entre confrères. En transmettant votre communiqué à la cellule presse du salon, vous avez de meilleures chances de voir l’équipe de l’espace presse valoriser votre actualité selon les conseils que les journalistes vont leur demander lors de leurs passages sur place. Les consultantes en relations presse qui gèrent la médiatisation du salon penseront à vous si un journaliste est en recherche d’une actualité de votre domaine ! Soignez également la relation avec cette équipe précieuse !

En prévision des entretiens et discussions avec les journalistes pendant le salon, n’hésitez pas à prévoir un médiatraining pour vos porte-paroles : les entretiens n’en seront que plus fluides, plus qualitatifs, et pour certains … moins stressants ! Cela vous permettra également d’être en maîtrise de votre message, et le cas échéant, de le rôder plus sereinement. 

Favoriser une bonne relation avec les journalistes

Ça y est : c’est le grand jour ! 

Avez-vous réussi à obtenir l’intérêt de journalistes ? Soignez leur accueil ! Préparez des copies imprimées de votre communiqué de presse, de votre dossier de presse, vos brochures produits, et prévoyez un format de démonstration efficace.

Pendant leur visite, n’hésitez pas à prendre des notes pour leur apporter plus tard des précisions ou des compléments d’information. Notez leurs points d’intérêt, leurs objections : comme en vente ou en marketing, ce sont des données précieuses pour ajuster votre discours. Les salons sont des occasions de rencontrer des journalistes experts dans leur domaine. Ils connaissent votre écosystème, vos concurrents, les différents acteurs de votre marché et leurs analyses sont souvent précieuses. 

Après le salon, une fois votre communiqué bilan envoyé, vous pourrez passer aux relances pour obtenir des entretiens ou de nouvelles retombées. 

Participer à un salon, c’est pour les entreprises une excellente opportunité de rencontrer prospects et partenaires en format concentré. Mais c’est aussi une occasion rêvée de pouvoir bénéficier d’un éclairage médiatique intéressant, étant donné la concentration des journalistes sur ce type de manifestation. Ils y vont pour découvrir des nouveautés et pour se tenir au courant des évolutions d’un secteur donné, donc aidez-les ! Au fil de notre expérience, que ce soit aux côtés de nos clients ou en tant que responsables de points presse, nous avons toujours fait le même constat : quand les entreprises mènent judicieusement leurs relations presse à travers un salon, il s’y tisse des relations de qualité avec les journalistes. Hors du cadre de leurs locaux et de leur activité quotidienne, journalistes comme porte-paroles sont dans des conditions qui favorisent la conversation, et cela change vraiment la donne.

Besoin d’aide pour vos relations médias?

Il arrive cependant que vous ayez besoin d’aide pour mener à bien le volet RP du salon auquel vous allez participer : une agence de relations publics pourra vous accompagner, prendre à sa charge la rédaction du communiqué en vous aidant à identifier quels sont les éléments à mettre en valeur pour capter l’intérêt des journalistes. Grâce à la maîtrise des techniques et pratiques RP, une agence pourra gérer le lien avec l’équipe presse du salon, saura quels journalistes contacter, et pourra solliciter ces derniers pour des rencontres sur place. Une aide précieuse et un gain de temps alors que la préparation d’un salon est un projet qui demande beaucoup de travail, de ressources et d’implication pour tout exposant. 

Vous avez un projet ? N’hésitez pas à en parler avec notre équipe ! Ce sera toujours avec grand plaisir.